外贸无锡印刷有限公司ERP项目需求报告

• ERP项目的总体目标：

借助ERP系统管理工具，落实先进的管理思想，融合公司ISO9001质量管理要求，帮助公司建立起有效、实时的企业级信息化管理平台。构建以销售、生产、品管、采购、物流为主的生产经营管理平台，同时提供财务与HR管理的数据接口。最大限度地快速响应客户需求，缩短产品生产周期、控制各类成本，真正实现物流、资金流、信息流的实时、集成、同步控制，从而保证企业管理“增值”的实现。

• 公司各部门的具体需求：

• 销售分公司ERP需求：

ERP应提公司客户关系管理、销售报价、销售订单管理、销售分析、销售过程费用、客户反馈处理等销售信息管理，根据要求实时生成相应的管理报表，对销售业务数据进行汇总和分析。

考虑到业务员的工作性质，系统需要提供远程在线处理销售各环节业务的能力，同时需要严密控制数据的安全性以及业务员的操作权限。

根据印刷行业的特点，ERP应为我公司提供以下工作事项的帮助：

• 提供灵活的、适合外贸印刷需要的自动拼版和自动报价系统；

• 如何结合系统，对销售订单执行情况跟踪、分析；

• 客户投诉接纳及反馈；

• 帮助企业进行全方位的客户资源管理。

1.1 市场信息管理

对客户信息进行录入、审核、查询、汇总等电子操作；解决业务员平时信息数量大、来源广、头绪乱等棘手问题；实现业务信息规范化、有效化、快捷化管理，建立公司的市场信息库，以便查询统计。

系统主要是录入销售分公司、客户、产品、信息来源、客户决策者，竞争者、预测跟踪信息、审批意见、联系人等相关信息。业务预测的信息可以导入报价单形成客户报价信息。

• 获取客户信息

业务人员获取客户需求，对新客户要将客户信息录入客户管理系统（客户类别、客户地区、客户名称、联系人、联系电话、客户产品、竞争对手、年销售额、市场地位等信息）。

• 客户拜访记录

业务员将客户拜访情况录入系统中，主要有时间、联系人、拜访效果、需解决的问题、下一阶段计划等相关信息。

• 对该客户的产品根据做详细的记录

对于该客户产品的日常跟进情况、出样、试机等做一个明细的记录。

• 客户信息分类

对市场和客户信息进行管理和分类，按照维护客户生命周期的原理，确定目标客户、潜在客户、准客户以及后三年的预备客户，从目标客户接触到客户联络交易到变成价值客户。

1.2 正式客户关系管理

建立规范的客户档案，集中管理客户信息，避免因其它原因导致客户丢失。系统的整体处理，也保证了客户资料的统一，达到资源共享的信息化目的。

客户档案中主要确定“客户类别，客户级别，客户名称，地址，联系人，联系方式、结账方式，信用额度，付款期限，税费登记号，行户银行，银行账号”等相关信息，以及客户的送货地址、客户的市场地位、该客户产品的使用客户信息等相关信息。

根据公司对应客户的评审的规则，对新的客户或者老的客户进行评审及评估，从而确认：

• 该客户的分类等级（A、B、C）

• 该客户的合作的资质；

• 该客户的收款期限；

• 该客户的收款方式；

• 该客户的授信额度。

1.3 报价管理

业务员根据客户提供的产品信息、品管部制定的产品工艺信息，自动计算出对应产品的价格，系统根据权限设置中对应的设置，把对应的产品发送到相关人员进行审批以及折扣的处理。报价应结合印刷行业特点，重点考虑如下因数，进行自动报价：

• 材料成本因数：

  • 最小起印量

  • 考虑产品所需物料信息（如纸张、包装纸箱等），即物料清单（BOM）信息，明确产品材料构成，可更新维护；

  • 按产品区分放张率，可更新维护；

  • 按材料区分材料标准价格，可更新维护；

  • 其他与原辅料有关信息。

  • 自动拼版系统：输入纸盒的尺寸，根据常用纸张或纸张门幅和业务信息，系统则能生成此排版图，确定合理的拼版方式，确定纸张尺寸。

  • 选择纸张材料时，系统自动到纸库检查相应匹配的常用纸张（例：高、宽多出5cm（外部可设定），将满足条件的纸张信息显示。只有当纸张数量满足订单需求时，方可以被“生产系统”接纳（下计划生产）。如无相应纸张，则根据供应商门幅目录，将采购信息发送到采购部。

  • 系统根据产品编号，自动统计库存数量、在产品数量、刀版模切的次数及数量、PS版存放等信息。

• 人工、制造费因素：

  • 选择加工工序：设计[工序编码] 数据 基础表，根据要求定义成品加工工序。

  • 准备成本，如装版等

  • 工艺信息。工序标准及要求等，如印刷的颜色、表面处理的类型、对裱的纸张尺寸、剥盒的开数等

  • 根据工艺技术难度分类自动选择用户指定的“工价地区”进行快速、准确的地报价

  • 设定其它费项：设定是否需收取物料管理费用、送货费用及其他费用。

• 报价审批流程：

  • 业务人员根据报价客户需求客户报价单。经本部门领导审核后返回财务部审核

  • 在正常工价范围内，如果客户同意此报价，财务审核后确认生效。如果低于正常价格或客户要求调整价格低于正常范围，根据授权须经副总经理或总经理审核生效。

报价确认后，可转化为销售订单（生产传票），实现报价与销售订单的无缝联接，提高效率。

此报价数据可以作为价格管理的参考数据，为日后快闪报价提供依据。

1.4销售管理系统

包括合同管理、销售订单管理、销售订单变更处理、销售订单执行情况的统计与分析，销售送货，销售退货，销售发票，销售分析,订单统计等。

• 合同管理系统是印刷企业与客户之间的桥梁，是印刷企业生产任务的源头，也是印刷企业计划成本的控制中心。根据ISO9001管理体系《合同评审控制程序》要求，对合同进行全方位的评审。

• 产品编号的设定和管理（根据产品编号管理规定）。

• 整合销售、生产及库存管理系统，对客户产品可在线追踪其成品存货量、生产在制品量及订单已出货量等信息，达到实时响应客户需求、动态调整供货顺序及有效降低库存的目标；自动结合销售订单与生产定单，提供及时正确的需求指令，实现产销一体化管理。

• 订单（生产传票）生产状况查询

订单生产状况查询的功能主要是用于查询订单从下单到收款的整个过程情况。能及时跟踪到销售订单的执行情况，掌握发货、库存、开票、回款情况和信用额度情况从而实现订单的出货、款项、收入之间的信息协同管理和查询。

• 每月进行分类销售统计和销售动态分析，以便及时改进销售策略。

• 通过销售统计分析，掌握销售人员的销售业绩，进行销售业绩考核，加强与其他部门的数据共享，实现产、销、存的全面统一管理。

• 客户全貌分析，在一个窗口了解客户的相关全部信息（如订单、发货通知、销售出库、发票、收款等，特别是与销售订单相关的生产订单、采购订单、委外订单对应的执行情况）

• 设定制度要求：对送货或入库期达到规定期限的产品，要求业务员到财务开具发票。系统能提供上述条件的订单开票预警、开票状态标识、资金回笼等信息。

• 统计翻单频次及数量，印量，拼版信息等

• 统计生产传票之外上的相关手工统计的费用：包括实际发生的运输费、制版费、邮寄费等，按客户为单位，统计客户调度工价，分别按一定标准（可以设定）计提奖金。

• 对销售系统的历史数据和当前经营活动状态信息（包括订货、发运、库存及其有关信息）实行集中管理，使管理人员可以方便地从数据库中获取所关心的信息，以便对经营活动状态进行跟踪；

• 随时收集客户需求和价格信息并加以统计分析，了解国内外市场动态；

• 重点资金回笼，每个客户设定回笼期或警戒金额，超过回笼期或警戒金额，订单就会被冻结，需要审核才能解除或者只有付款才能自动解除。

• 销售订单变更

销售订单审批确定以后，假如客户需要更改订单的相关信息时，系统会形成销售订单变更的情况，根据实际情况不同，订单变更分为以下几种情况：   工艺变更、交期变更、材料变更、产品数量变更。

 根据变更流程，对涉及到的工艺、交期、材料的变更提交变更申请，由不同的变更类型确定不同的审批部门，提交相关的部门审批。

• 全面、透明的营销员工管理: 绩效管理、工作过程管理、目标管理、费用管理、工资管理；

• 合理有效的管控营销费用，有效降低企业营销支出

针对市场活动进行费用事前审批、事中控制，事后核销的全程管理；

  根据市场活动、营销策略、客户价值、销售额，并结合实际消耗控制预警各种营销费用。

1.5 客户信息反馈管理

以客户为中心，方便与客户的沟通，为客户提供多种交流的渠道。利用信息技术和互联网技术建立“客户信息反馈平台”，不断加强与顾客交流，不断了解顾客需求，并不断对产品及服务进行改进和提高，对客户信息反馈进行有效的管理，及时跟进客户对产品的投述及建议，使企业第一时间快速的了解客户的反馈，并对反馈作出相应的应对措施。对于客户反馈的内容，可以掌握自身的生产、质量、运输和服务情况以及处理方式。

反馈系统主要包括：客户意见和建议、客户投诉、客户投诉处理。  

• 接受客户投诉

客户可以在公司的“客户信息反馈平台”上直接进行投诉，或者销售分公司接到客户投诉，在客户信息反馈平台上记录客户信息，以及相应的投诉内容。

• 投诉处理办法

针对投诉的情况，销售分公司推送到相关部门作相应的投诉处理，同时报送给公司领导。

• 要求退货的产品退库

针对处理办法，要求退货的作退库处理。

• 客户投述验证

对客户的投述作验证处理，保证客户的投述得到解决。

• 客户投诉的统计分析

• 纠正预防措施

  • 提升客户满意度

  • 优化服务流程，缩短平均服务周期——客户减少等待时间；

  • 通过纠正预防精细化管理降低了单件产品服务成本——公司少花钱；

  • 通过规范服务流程提高服务质量——客户更省心；

1.6其它补充

• 客户基本资料管理：客户代码、客户简称、客户全称、开票期、授信期、联系人及其联络方式、公司地址、公司电话、合同签订情况等。

• 业务的开发计划及进度。

• 报价单入系统，相关的审核权限在系统中完成。并由市场部指定人员转写到开单系统，后续开传票时，单价自动跳出。

• 按产品编号，在系统中存储电子档的档案袋、后续只要输入产品编号就可以自动带出此产品的所有信息。开传票时，业务只需要输入客户的订单号码、产品编号、订单数量、交货日期即可。

• 业务员开出传票后，系统根据各部门需求，设定列印信息，做到无纸化传递。

• 开传票时，传票的用料和各所用料的库存进行链接，被占用的材料能自动进行虚拟扣除，待发料后，执行正式扣除，避免不同的传票占用同一材料资源。

• 按工艺自动生成交期，业务有特殊需求的，可以再进行修改。

• 传票号码检索生产进度（包括入库、出库情况）。

• 产品编号检索在制品、库存品状况以及开传票的历史记录。

• 由产品编号可以检索到刀版号，由刀版号可以检索到产品编号，便于改刀版时，权衡同刀版产品的情况。

• 设定产品资料的导出，最好都可以以EXCEL的形式，便于后续的统计分析。（当然考虑到资料的安全性，可以设定权限。）

• 送货后未开票的，业务员可以自己查到明细，按规定未及时开票的生成表单。同样，开票后的货款回笼也应有这样的跟踪过程。

• 生产过程中的异常及客诉录入系统，对应到产品编号，并可以在后的传票中显示，起到警示作用。

• 各客户三费（制版费、刀版费、运输费）的统计，应开三费和实际开出的三费情况。

• 各业务员的客户名称、产品名称、纸张、规格、单价、客户的月营业额、调度工价及年的报表。

• AZ要求：

  1. 库存盘点表生成（包括国内产品）。

  2. 能满足阿斯利康的开票要求。

  3. 传票上要有订单号，送货单上显示对应的客户订单号，并录入系统，便于后续开发票可以一一对应。

  4. 《产品信息维护表》添加修改键、删除键。

  5. 《订单录入》添加修改键，它的最佳排序如下：第一排：订单号→订单日期→订单总额；第二排：产品物料→订货数量→订货金额→单价

• 生产部ERP需求

2.1生产部的内部管理

•  “产品动态信息”应有刀版区位号，便于同刀版产品同时安排，及年生产批次。

• 各加工工序分类要细，如机粘要分直线与钩底；手工要分拼接与钩底等（具体工序分类，编排时再进一步的沟通）。

• 建立产品流向和“产品转序”交接管理系统。内容要有“产品档案”各类样张等交接内容。并进行电子交接确认。

• 建立成品报检申请，成品入库电子管理系统（车间完工后进行报检申请输入→出厂检释放→成品接收→财务结算的电子化过程。不要再开入库单）。在成出厂检、成品库都能了解报检产品动态情况，便于成品安排车辆。

• 系统可统计各工序x日～x日出间产品情况和月报。

• 系统可统计各工序x日～x日完工产品工价情况。

• 生产管理系统可查询各工序每天具体存量信息。

• 建立各岗位（机台）日报表管理系统，并有录入功能，结算、打印工能。（可利用目前的员工工号和计件单价）

• 根据目前日生产能力（能力限定可根据生产能力的提高进行重新设定），建立各工序日程计划排产系统。为便于计划临时调整本系统在各工序也可在现场操作，在生产部增加锁定。

• 建立各岗位（机台）完工销号系统，本系统要与产品转序等联动。只能按产品销号→工价结算→机台日报输入→工资结算顺向进行。已输入的数据确定后不能修改（如要修改应有生产部批准受权）。

• 在检验工序建立内部进度编排系统。具体内容具备：员工姓名、考勤、检验品名称、位号、安排量、检验内容（第1次检、第2次检、大张、单张、拍箱、返工、外派等）。

• 建立设备历史记录（具体要求在策划时询问王涌）。

• 内容有该设备购进日期，维修记录，保养记录等。

• 工序加班安排及用餐、用车情况。生产部提供，综合办安排。

• 建立员工休假管理系统。

• 建立PS、刀版保存、回用、查询管理系统。

• 建立各岗位月质量综合考评平台（与品管部共享）。

• 建立产品延期交货申请、确认平台（与销售分公司各业务员共享）。

• 建立生产过程特殊（出现个别工序阶段性瓶颈现象）情况预警平台。

• 建立生产传票的开单→审核→工艺审批→生产接收→下达生产等顾客财产交接记录平台。

• 委外加工单位的管理

2.2生产部对横向部门的需求

2.2.1销售分公司

• 开生产传票必须具备生产之条件：印版（制版已确认完成）、样稿（顾客已签字）、料（采购已到达库房，可随时发料）三要素具备，否则其中一不具备，将限制生产传票的释放。（或系统在采购设立满足用料产品的放行确认）。

• 保留原“FP”（李世国设计）的系统的一些查询、输出内容）。

• 开（传）票系统能根据“一般产品工期”要求，自动计算产品交期。超过生产能力的量应用“超量警示”提醒业务员或系统自动锁定，不能再开本期交货的产品。低于期限的应按程序进行审核，批准后释放。A类顾客的“急件”虽然不受限制，但必须事前沟通。

• 大宗订单“备货”一般采用分批交货的应有第一送货量的「备注」信息。

2.2.2综合办

• 需从人力资源（工资）系统读取“从业人员及工资总额”数据（区统计局上报报表信息）。（原有李娟提供）

2.2.3财务部

• 需从财务管理系统中读取“工业企业财务状况数据”“能源购、耗、库存”数据（原有小杨、沈冲提供）。月用电、水数据（王涌提供）。

• “工业产销总值”分别从财务、物流及印刷、模切取得。

2.2.4品管部

• 从品管系统中可查询新刀版下单和到厂日期。

2.2.5采购部

• 建立外协采购信息平台（瓦楞片订购）。具体产品纸张到库信息（与采购部联动）。

2.2.6物流部

• 系统可分别查询已入库“产成品”信息，“RPC”库存量情况。及未来二天销售分公司《送货计划情况》

• 系统可分别查询各规格瓦楞片存量情况和生产传票发料信息，可分为：已发、待发、采购三种状态（完成发料后白料管理人员进行释放点击）。

• 品管部ERP需求

3.1总目标要求：

• 简化审批程序，以网络沟通授权取代见面审批，提高效率。

• 产品信息电子化，减少重复性劳动、以及偏差的产生。

• 数据统计自动化，体现高效，解放职工巡检督查的时间。

3.2目前存在的效率低下的项目

• 新产品工艺评审及管理，相关表单入系统，评审会议室安装网络，可以通过网络调用产品资料，现场评审，评审结论直接输入系统，各部门共享。

• 新产品生产工艺的制定与审核，实现相关信息的电子化，各部门按照固定的格式输入各自的信息，最终审核通过后，打印出来作为产品的工艺档案。

• 新产品的拼版方案审核，走网络审批程序。

• 重新排刀单的审批流程，走网络审批程序。

• 产品改版通知，走网络审批程序，自动产生《产品改版统计表》各工序的改版通知项目。

• 溢交产品使用审批流程，走网络审批程序。

• 刀版、金属模具发外加工费的统计，合格率、及时性的统计。

• 用车、请假、年假、补勤等申请批准走ERP程序，提高效率。

3.3部门需要管控的信息

• 月度质量报告的相关数据进入ERP系统，实现自动统计，包括客户投诉率、万元产值损失额、批次合格率、质量损失额汇总，质量损失分类、加工批次、违纪违规工作差错人次、处罚额度、优胜机台评选状况、溢交产品使用状况、（按公司、工序、月度、性质可分类）。

• 原辅材料类的进货检验类统计，纸张、油墨、胶水、纸箱。

• 纸张门幅的更新状况，机器设备的门幅信息。

• 客户投诉的原因分析、处理意见、纠正预防等步骤实行网络化管理，由市场部(信息发出)——品管部(原因调查)——各工序(纠正预防)——生产部（处理意见）。

• 各工序生产过程中质量问题、数量短缺信息、产生原因、解决办法、责任落实，及时反馈进系统。

• 检验工序的产品信息包括质量状况、数量情况、检验人员、不合格品状况、不合格品数量通过系统及时反馈。

• 出厂检验抽检结束，根据需求出具检验报告单，确定入库数量，确定合格产品入库部门，不合格品返还部门，并想品管部反馈不合格状况。

• 通过系统设置，对开料尺寸相同、成品尺寸相同、纸张类型一致的产品同时生产时发出警告，实行防混标识管理。

• 刀版、凹凸版、烫金版等模具使用过程中，对每个批次模具质量状况、模具存放区位、借用模具的产品信息、模具使用批次等信息进行统计。

• 产品限度样卡相关信息，客户名称、品名、产品编号、表面处理、颜色标准、制作日期、数量，业务员签收，客户确认日期。

3.4 需要的统计报表

• 产品出厂检验情况登记表

• 产品检验报告

• 阿斯利康产品检验专用报告

• 产品质量信息反馈单

• 产品档案交接薄

• 出厂成品中有副次品短缺及多印通知单、

• 不合格品评审处置单

• 紧急放行、例外转序申请、审批表

• 报废产品台账

• 让步放行申请审批表

• 特采、降级使用申请审批表

• 退货通知单

• 计量检测设备动态表

• 计量检测设备登记台账

• 计量器具及检测设备周期检定计划(统计)表

• 计量检测设备周期检定通知单

• 计量设备报废单

• 各工序三检表

• 原辅材料进货检验台账

• 产品生产质量情况记录汇总单

• 样品确认卡

• 原辅材料报验检验测试报告单

• 变更、申请审批表

• 主次因素缺陷排列图

• 出公司产品多缺数量及溢损金额统计表

• 纠正预防措施报告单

• 纠正预防措施情况登记表

• 产品批次数量合格率情况表

• 月度质量简报

• 质量情况汇总表

• 公司管理管理绩效信息采集表

• 优胜机台评比汇总表

3.5需要了解的横向部门信息

• 需要生产部提供各工序的月度产值

• 需要财务部提供月度产品溢缺统计

• 需要各工序提供质量扣罚情况

• 需要各工序提供优胜机台评分状况

• 需要市场部提供产品改版信息

• 需要市场部提供溢交产品使用信息

• 需要制版中心提供新品拼版信息

• 需要市场部提供新品评审信息

• 需要各工序提供每个批次的质量反馈信息

4、采购部ERP需求

根据目前企业管理的要求，ERP采购系统不但要完成采购活动的事中管理、事后核算，同时完成采购计划的产生和采购资金需求的预测，具体需要满足：

4.1授权

• 企业必须按要求设定涉及采购流程的每一个人员对ERP系统的操作权限，例如，对供应商信息的录入须得到对数据库的操作授权，订单输入后的修改必须得到操作授权，采购人员必须在授权范围内签订采购合同。

• 单位应当对采购与付款业务建立严格的授权批准制度，明确授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。对各类不同的物资请购，企业应建立完善的责任授权体系。

4.2审批

• 审批程序是采购业务中非常重要的一个环节。审批的目的有两个：一是对请购活动审核，二是明确请购和采购活动的有关责任。通过各部门和人员之间相互审查、核对和制衡，避免一个人控制一项交易的各个环节，以此防止员工的舞弊行为。而各个部门和各个级别的审批程序的目的又有所差别，例如请购部门负责人审批的目的是保证请购商品的品种、质量满足经营活动的需要;采购部门审批的目的是防止重复采购和控制采购成本。

4.3供应商管理

• 对于采购业务来说，供应商和采购部门的关系是较容易出现问题的环节。公司要对供应商建立完善的档案，及时掌握各供应商的信誉等情况。如果由询价人员进行供应商的选择，就有可能产生舞弊行为，因此这一环节关键是要做到信息公开，选择的过程要公平、公正，其中价格是选择供应商的重要因素。

• 另外，供应商的品质和信誉管理制度以及生产能力都会影响采购业务及以后生产销售环节的运行。对供应商的月均物料的批次合格率，及时率在系统中能够操作体现。

4.4ERP对采购计划的管理

• 采购计划进行制定和管理，提供及时准确的采购计划和执行路线。采购计划包括定期采购计划（如月度、季度、年度）、非定期采购任务计划（如系统根据销售和生产需求产生的）。通过对多对象多元素的采购计划的编制、分解，将企业的采购需求变为直接的采购任务，支持多种设置灵活的采购单生成流程。

4.5体现信息的准确与可掌控性：

• 公司的常用纸张名录中82种常用纸与纸箱和瓦楞片的安全库存数据登记准确，更新及时，最好做到一小时更新一次，当安全库存数据少于50%，会变为红名提醒状态。同一规格用料累计超过安全库存数据时，自动锁定该物料，体现为生产传票无法开出。

4.6自动生成采购需求信息：

• 公司的常用纸张名录中82种常用纸以外的用料需求，系统要能够做到根据当天开具的生产传票所需要物料的品牌，规格自动分类汇总并上传至采购部，经由采购部审核后生成采购订单向供应商发出订购要求。能够做到信息零延迟，即生产传票开出后采购需求信息要在第一时间反映出来。控制到货的数量是否允许超过订单数量。对采购数量进行控制，采购部门首先应当对每一份请购单审查其请购数量是否在控制限额的范围内，其次是检查使用物品或获得劳务的部门主管是否在采购单上签字同意。对于大宗采购必须做各种采购数量对成本影响的分析。

4.7采购订单管理

• 以采购单为源头，对从供应商确认订单、发货、到货、检验、入库等采购订单流转的各个环节进行准确的跟踪，实现全过程管理。通过流程配置，可进行多种采购流程选择，如订单直接入库，或经过到货质检环节后检验入库等，在整个过程中，可以实现对采购存货的计划状态、订单在途状态、到货待检状态等的监控和管理。部门数据的同一一致：公司的生产传票使用物料与实际使用仓库常备物料或采购订购物料在物料品牌，规格，数量等数据相一致：生产传票→→领料单（采购订单）→→仓库收货单→→发票。

• 物流部ERP需求

5.1主要管理模块需求

• 原辅料进出库管理（纸张、瓦楞、纸箱等）

• 备品件进出库管理

• 化学品进出库管理

• 成品库进出库管理

• 溢交库进出库管理

• 委外运输管理

• 异常投诉处理子系统

• 办公用品领用子管理

• 部门员工假期及绩效考核子模块

5.2功能需求

• 仓储、物流等管理需要一个高效、灵活的工作流程平台。

• 需求物料和库存数据的全自动匹配功能，对库存有的相同物料进行提示，以便尽量减少库存量，把能用的先用上。

• 完整、简单、而有实用的发料管理功能。所发物料、所剩物料二种，系统自动办理虚拟出入库。

• 对生产领料进行控制。如果超出数量，则会自动计算在超发料中。

• 实现了从物料采购申请，到采购订单入库的全过程的自动控制。

• 可对加工完成的产成品进行入库和出库管理。

• 可选择呆滞时间对呆滞物料自动预警和查询功能。

• 可对物料报废、借用、退货、损益、转库等特殊问题进行处理。

•  实现了各种库存数据的统计报表：如《进、出、存报表》，《明细帐报表》，《领用统计报表》，《物料分类统计报表》。按时入库率和及时出库率等自动统计。

• 系统对物料进行自动编码的功能：

• 销售分公司和采购部的需求信息没有明确的规定传递渠道，收货缺少依据，验货(单位、品名、品牌、数量、时间、克重、规格、)单凭供应商送货单。

• 成品库信息应能从多方位读取，并分批次集中统一显示，有利于同一物料的发放和管理。

• 要有自动提示和延误处理及锁定功能。开传票时当主要原辅材料库存已无法满足需求时锁定，第一时间做出反应，可及时采购。

• 当安排工序生产需使用纸张、纸箱时，自动计算数量并提示纸库纸箱库及时发放，满足生产计划需求。

• 溢交库信息管理与生产信息共享，可作为领用纸箱超出传票数量的一个依据。

• 产成品入库时间要精确，写明入库库位，入库单用电脑传输，可真实的反应入库时间，入库时间须以成品库接受为准（接受条件：产成品货到、送货单到、检验程序等到），休息日、节假日、中夜班如没有加班人员，认可入库时间，相关手续顺延至上班的第一个工作日上午办理。统计分析报表：各类原辅材料、产成品、（第一次~N次、）的出入库信息，物流送货（每一车运了几只、几箱/包、几吨、几个批次、几个用户、几个地址、日期时间、送货方式、车号、运价、搬运费、运营质量等）相关信息。

• 开具传票要规范，纸张尺寸前为门幅、后为丝向。订纸尺寸和来纸尺寸必须一致。

• 如：订购太阳白卡、350克、1194mm*889mm、来纸为光芒白卡、350克、1200mm*889mm，以上有二处错误：现在国万纸业已没有“太阳”这一品牌，只有“金太阳”、“华厦”、“光芒”。订购1194mm门幅，来1200mm门幅，要办理相关变更手续，如销售部不知没有1194mm门幅有采购在传票上更改并签字确认，如销售部已知没有1194mm门幅，传票重开，因价格不同。

• 如：订购万信灰底白板、250克、980mm*615mm，来纸为万信灰底白板、250克、980mm* 1230mm,以上有一处错误：250克万信灰底白板、980mm*615mm，由于分切和堆放较大批量的问题，早已改成250克万信灰底白板、980mm*1230mm，实施多年，传票应该开250克万信灰底白板、980mm*1230mm。           

• 财务部ERP需求

6.1改善管理、提高效率的需求

• 整合统一软件，库存物资数据仓库和财务要一体化。目前仓库与财务没有统一，分别在多个软件里做，物料编码、名称都不统一，导致大量时间浪费在核对帐与帐的差异，导致财务库存信息失真。

• 库存物资进出库的及时性，动态反应仓库实际库存。目前所有进出库单据都集中到月末汇总到财务，造成财务结账速度缓慢，数据不准。

• 出库数据与开票数据相匹配，系统开票数据要与金税开票系统与保持一致。

• 要能提供应收、应付款帐期，便于分析回款考核。

• 生产传票上的信息还要细分工艺，名称叫法与实际保持一致，不能有遗留，便于审核判断。

• 要提供期间费用分析报表，便于同比、环比，进行分析。

6.2流程重组优化的需求：

• 原辅材料采购入库流程

• 成品销售开票流程

• 半成品成本核算流程

6.3对信息管控的要求：

• 仓库库存信息的管控，包括原辅材料、半成品、成品、发出商品；

• 各种价格的管控，包括内部成本价格、原辅材料采购价格、内部工价；

• 生产传票溢、缺及是否全部完工的管理。

6.4统计分析报表：

• 月末提供各种及时的库存信息报表（数量金额式），原辅材料、半成品、成品、发出商品；

• 能及时跟踪反应库存物资收发情况的报表（数量金额式）；

• 月度销售明细表（包括品种、数量）；

• 月度生产明细表（包括品种、数量）；

• 月度运输费用统计表；

• 货款回笼期限分析表；

• 应收、应付票据明细清单。

6.5需要了解横向部门信息：

• 生产传票信息

• 完工产量信息

• 库存收发及结存信息

• 综合办ERP需求

7.1 HR管理：

• 提供招聘、录用、员工电子档案、计件工资自动计算，合同、各类假期、培训、退工、绩效考核等人力资源管理。

7.2 OA管理：

• 提供文件、小车、食堂、宿舍、办公用品领用等管理模块。

7.3 报表管理：

• 月度、半年度、全年度录用、辞退、退休、内部调动人员数汇总

• 月度、半年度、全年度合同新订、续订汇总

• 建立员工信息库，完善个人信息记录，保留入职、培训、调动、晋升、离职记录，分类统计现有人员情况（按年龄、学历、性别、职称等）

• 统计人员变动情况：在岗、从业、职工、其他、留用、劳务派遣及保留关系人员人数，并分出男、女、城镇、农村、管理、一线、后勤

• 根据工资总额分类：在岗工资总额、从业工资总额、其他从业工资总额、留用工资总额、劳动派遣工资总额、保留关系工资总额

• 员工考勤、假期统计

• 办公用品、电脑耗材采购明细，费用，领用、库存汇总

• 员工就餐费用，小餐厅招待费用明细，统计

• 员工班车月度费用统计

• 小车加油、维修费用，驾驶员公里数补贴汇总

• 公司主要业务流程的相关需求

• 对ERP系统的其它要求：

1、系统设置灵活：ERP系统的流程及审批权限，均可自由设置；系统内的各类报表，均可自由设计与编辑。

2、强大的生产管理功能：各工序产能管理（瓶颈警示)、设备管理（含胶辊等备品备件管理）、生产计划安排、计划执行动态反馈、插单后各产品交期的重新计算及警示，交期提前延后预警、生产外协管理、人员工资计算、交期与市场部的沟通平台。(显示各工序的生产状态情况，人员生产及加班的信息，时间、产量、设备的准备时间、生产时间、待机时间等；统计提前入库的产品及比例，延期入库的产品及比例）

3、与ISO9001融合：公司ISO9001管理体系中涉及的各类表单、报表，在ERP系统中尽可能地体现，确保ISO9000管理与ERP流程及要素管控的高度统一性。满足各部门日常业务流程管理，提供强大的查询、统计，智能决策提示等功能。

4、强大的成本管理功能：按订单成本核算；内部部门（工序）可以独立成本核算。

5、强大的经营报表功能：提供总经理经营驾驶者之窗，相关重要经营报表一览无遗，同时可查看对应明细数据。

6、未了工作提醒：对ERP流程中的各个环节，出现的未了事项、异常事项等进行提醒或收集。

7、内部异常收集管理：凡各流程阻梗、各环节未按要求完事、内部经济损失等异常状态，系统将自动收集或人工上报到《异常事项管理模块》。

8、外部异常收集管理：通过《客户信息反馈处理》模块进行管理。

9、培训需求启动：从《异常事项管理模块》和《客户信息反馈处理》落实的相关责任人、问题系列、问题次数等进行自动触发启动，提出对相关人员进行专项培训。

10、绩效考核：与《异常事项管理模块》、《客户信息反馈处理》等相关模块关联。

11、工序物料平衡表：建立各生产工序的物料平衡信息（进量=好量 损量，好量=出量)，计算每个产品在各机台的实际损耗率。确定各个工序机长对应各个产品的实际操作水平及损耗，为技能培训，减少损耗，优秀机长评比提供依据。

12、系统年结：ERP系统要提供年度结转功能，这会有利于系统的稳定性和运行速度。

13、及时入库率和出库率计算：根据传票号，可查统产品入库总量、溢交总量、出库总量，以及分批的出入库时间及明细。自动计算及时入库率和出库率。

14、同时交付标识：需同时交付的系列产品：在开生产传票时得到标识；生产中统筹安排和跟踪；送货时得到同时送货的确认。

15、交接时间：内部交接时间精确到小时分钟：传票开具时间、采购指令时间、原辅料到货时间、生产指令下达时间、上机时间、下机时间、出间时间、下道工序接手时间、成品入库报检时间、入库时间、送货指令时间、送达具体时间、发车时间等等。便于过程追溯，环节效率改善和提高。

16、沟通平台：类似QQ沟通平台。历史记录可查1个月（可设置)。

17、计件工资：车间机台及人员的完工报表、产量计件工资自动生成。（实产和虚产计件内容、计件单价、岗位计件比例系数、产品难度系数等可系统设置）

18、备货产品：在预交期的前3天，需要业务员与业务员再次确认明确的交货日期，没有进一步明确的，视作违规（对备货有效约束）。

19、产品档案：产品编号、用纸规格、纸张品牌、丝缕、标准开料尺寸、拼版联数、CMYK印序及专色油墨的编号，刀版编号、表面工艺、纸箱规格尺寸、每箱重量、唛头格式、唛头纸颜色、质量检验报告格式、送货单格式、送货地点、送货时间要求等。

20、交期变更：针对像UPM大客户交期经常交更的情况，做Excel交期变更接口，导入Excel文件，系统自动变更各产品交期。

21、OA系统：解决费用报销、费用申请、办公用具申请、合同审核申请，派车，文件传阅、ISO文件修改……等等

22、HR管理系统：提供员工简历、培训、合同、工资计算、假期管理、各类报表、绩效考核等功能。

23、安全库存：可设置各类原辅料的安全库存、货架寿命、确保先进先出、异常报警等功能。

24、自动拼版功能：为了准确产品报价。

25、委外运输费用优化：综合中标单位、线路、价格、时间要求，根据同城、同线路的送货单位，自动给出送货优化方案，经市场部业务员确认后实施。

26、生产排程到各工序和机台，执行状态动态反馈：上机时间、开机辅助时间、设备运转时间、下机时间、设备状态（维修时间）、好品、残次品、报废品的数量等信息动态反馈。

27、产品单价管理：提供不同产品数量区间段执行不同单价的功能。

28、单张“生产传票”数量超出100万的审批：要走生产审批程序。（单张传票数量100万，能在系统初始中灵活设置)

29、生产传票价格授权显示：

30、纸张物料变化：

1）当纸张品牌变化时，须市场部与客户沟通确认后，采购部进行物料调整。

2）当纸张规格变化时，须分管领导同意后，采购部进行物料调整。提供纸张物料替代后的订单成本核算功能。

31、物资领用管理：能定位到机台的物料，如橡皮布，进行物料领用管理，为各个物料消耗点的降本提供基础数据。

32、品质过程管理警示：显示生产部的当前各工序的生产排程情况，以及各生产传票的生产状态情况；根据系统设置条件，自动判断“经常受客诉”、“经常出质量问题”“新客户首单”等产品，并以红色警示；方便品管部过程重点关注。

2012年9月11日